Cách thu học phí học sinh ở nước ngoài

Thu học phí học sinh nước ngoài khác gì?

Dạy online giúp bạn nhận học sinh ở bất cứ đâu: con em Việt kiều ở Úc, Mỹ, Nhật muốn giữ tiếng Việt, hay người nước ngoài học tiếng Việt, tiếng Anh với bạn. Nhưng hóa đơn thì phải đi qua biên giới. Bốn chuyện vốn hiển nhiên với gia đình trong nước giờ thành câu hỏi: giá tính bằng tiền gì, ai chịu khi tỷ giá thay đổi, hóa đơn viết bằng tiếng gì, và tiền về tay bạn bằng đường nào. Thêm chênh lệch múi giờ, ngay cả ngày học ghi trên hóa đơn cũng cần để ý.

Không có gì khó nếu quyết từ đầu. Cái sai là quyết theo từng hóa đơn, khiến mỗi tháng một số tiền khác nhau và phụ huynh không bao giờ chắc mình nợ bao nhiêu.

Nên thu bằng loại tiền nào?

Thực tế có ba lựa chọn:

Không có đáp án duy nhất. Điều quan trọng là giá ghi bằng một loại tiền, thống nhất trước buổi đầu, và không bao giờ tự quy đổi. Đã báo 20 USD một buổi thì hóa đơn ghi 20 USD một buổi, tháng nào cũng vậy.

Xử lý rủi ro tỷ giá thế nào?

Tỷ giá luôn biến động. Nếu thu bằng tiền của nước phụ huynh, cùng một hóa đơn có thể đáng giá nhiều hay ít hơn hẳn khi đổi ra tiền Việt sau vài tháng. Ví dụ giả định: bạn thu 30 AUD một buổi, lúc bắt đầu đổi được khoảng 500.000đ. Nếu AUD giảm 5% so với VND trong năm, 30 AUD chỉ còn khoảng 475.000đ. Qua 40 buổi, bạn hụt 1.000.000đ ngoài dự tính.

Một vài cách xử lý:

• Xem lại giá mỗi năm một lần, cùng lúc với lần xem lại học phí của mọi học sinh. Đó là lúc điều chỉnh nếu tỷ giá biến động mạnh. Xem cách tăng học phí.
• Thu bằng VND nếu thu nhập phải trang trải chi phí cố định ở Việt Nam và bạn không chịu được biến động.
• Ghi quy tắc ra giấy, ví dụ giá sẽ được xem lại khi tỷ giá thay đổi quá một mức đã thống nhất. Giữ đơn giản và áp dụng cả hai chiều.
• Tính cả phí quy đổi. Bên nào quy đổi, ngân hàng của phụ huynh, ngân hàng của bạn hay dịch vụ chuyển tiền, đều có thể thu phí hoặc dùng tỷ giá khác tỷ giá thị trường. Hỏi ngân hàng của bạn về phí nhận tiền từ nước ngoài trước khi đặt giá.

Hóa đơn nên viết bằng tiếng gì?

Viết bằng ngôn ngữ của người trả tiền. Học viên người lớn thì là chính họ. Học sinh nhỏ thì là phụ huynh, có khi không đọc được tiếng bạn đang dạy. Một phụ huynh người Nhật trả tiền học tiếng Việt cho con, hay một phụ huynh người Hàn thuê bạn dạy tiếng Anh, sẽ kiểm tra hóa đơn nhanh hơn và ít hỏi lại hơn khi hóa đơn bằng tiếng của họ. Với gia đình Việt kiều, nhiều phụ huynh vẫn thích hóa đơn tiếng Việt.

Nội dung giữ giống nhau ở mọi ngôn ngữ: tên bạn, tên học sinh, mỗi buổi một dòng kèm ngày, phí buổi vắng ở dòng riêng, tổng tiền, hạn thanh toán và cách trả.

Học sinh ở nước ngoài trả tiền cho bạn bằng cách nào?

Dùng cách nào thì cũng ghi đủ thông tin ngay trên hóa đơn, đừng để trong một tin nhắn riêng: tên và số tài khoản, mã QR, hoặc link. Và nhờ phụ huynh ghi tên học sinh vào nội dung chuyển khoản để bạn đối chiếu.

Múi giờ, hạn thanh toán và vài chi tiết nhỏ

• Ghi ngày học theo giờ Việt Nam, và nói rõ trong điều khoản. Tối thứ Hai ở Hà Nội có thể vẫn là sáng thứ Hai ở châu Âu, nhưng đã là thứ Ba ở Úc nếu dạy khuya.
• Đặt hạn thanh toán theo số ngày, ví dụ 7 ngày kể từ ngày lập hóa đơn, thay vì "cuối tháng", vì mỗi bên có thể hiểu một ngày khác.
• Chừa thời gian cho chuyển khoản quốc tế. Nếu mất vài ngày, hạn 7 ngày vẫn ổn, nhưng đừng nhắc vào ngày thứ 8.
• Gửi hóa đơn cùng một ngày mỗi kỳ, để gia đình ở xa quen nhịp.

Ví dụ: một gia sư, ba gia đình ở ba nước

Đây là cách các quyết định ở trên có thể trông thế nào với một gia sư dạy online ở Việt Nam. Các lựa chọn chỉ để minh họa, không phải quy tắc.

Mỗi gia đình nhận một hóa đơn mỗi kỳ, một loại tiền, một ngôn ngữ, một cách trả. Gia sư không bao giờ quy đổi số tiền trên hóa đơn, và xem lại từng mức giá mỗi năm một lần.

Còn thuế với thu nhập từ nước ngoài?

Quy định kê khai thu nhập từ học sinh ở nước khác tùy vào nơi bạn sống, đôi khi cả nơi học sinh sống. Chúng tôi không tư vấn thuế, nên hãy hỏi cơ quan thuế nơi bạn cư trú hoặc một kế toán. Quy định thế nào đi nữa, có một hóa đơn cho mỗi gia đình mỗi kỳ, ghi rõ loại tiền và số tiền, sẽ giúp việc kê khai dễ hơn nhiều.

Thu học phí học sinh nước ngoài bằng Tutitor

Tutitor được làm cho gia sư có học sinh ở nhiều nước. Tóm lại: Hóa đơn đa tiền tệ (42) và đa ngôn ngữ (21). Phù hợp nhất cho gia sư có học sinh nước ngoài.

1. 1

   Đặt loại tiền cho từng học sinh

   Mỗi học sinh được tính bằng loại tiền riêng. Giá nhập bằng loại tiền đó và không quy đổi, nên gia đình trả đúng số bạn đặt.

2. 2

   Đặt ngôn ngữ hóa đơn cho từng học sinh

   Bạn dùng app bằng tiếng Việt, còn mỗi gia đình nhận hóa đơn bằng tiếng của họ.

3. 3

   Thêm thông tin nhận tiền một lần

   Ảnh QR ngân hàng, số tài khoản, link thanh toán hoặc hướng dẫn bằng chữ in trên mọi hóa đơn.

4. 4

   Điểm danh và gửi link

   Hóa đơn lập từ điểm danh. Phụ huynh mở link riêng trên trình duyệt, không cần tài khoản.