Dấu hiệu file Excel hết dùng được
- Cuối tháng bạn điền điểm danh bằng trí nhớ.
- Hóa đơn gõ tay từ file, và thỉnh thoảng sót một buổi.
- Phụ huynh hỏi "hóa đơn này tính cho những buổi nào?" và bạn phải mở lại kiểm tra.
- Mỗi học sinh mỗi tháng một sheet, và một thư mục PDF đi kèm.
- Bạn không xem được trên điện thoại gia đình nào đã trả.
Không dấu hiệu nào nghĩa là bạn làm sai. Chúng nghĩa là file đang bị bắt làm lịch, sổ điểm danh và hệ thống thu tiền cùng lúc.
Cần tìm gì ở cái thay thế
- Điểm danh dẫn thẳng đến hóa đơn. Đánh dấu buổi một lần, dòng hóa đơn tự hiện. Không gõ lại.
- Quy định buổi vắng có sẵn. Buổi vắng tính theo quy định của bạn, không theo tâm trạng hôm đó.
- Link riêng cho phụ huynh, để họ xem và trả mà không cần tài khoản.
- Cách nhận tiền của bạn trên hóa đơn: chuyển khoản, mã QR, hoặc link.
- Chạy trên điện thoại, vì điểm danh diễn ra lúc vừa ra khỏi buổi học, không phải lúc ngồi bàn.
- Miễn phí hoặc rẻ. Phần mềm nên tốn ít hơn số buổi bị sót mà nó bắt được.
Chuyển mà không mất gì
- 1
Kết thúc tháng hiện tại trong file Excel
Đừng chuyển giữa kỳ. Khóa tháng, gửi những hóa đơn cuối từ file.
- 2
Liệt kê học sinh
Mỗi em: tên, liên hệ phụ huynh, môn, giá, và cách tính (theo giờ, theo buổi hay theo tháng).
- 3
Thêm vào app
Thêm từng học sinh với giá của em đó. Tạo lịch hàng tuần để lịch tháng sau đã đầy.
- 4
Chạy cả hai một tháng
Giữ file Excel thêm một tháng để đối chiếu. So hóa đơn của app với file.
- 5
Giữ file cũ
Đừng xóa. Đó là lịch sử của bạn. Thỉnh thoảng cũng xuất dữ liệu của app ra.
Trong Tutitor thì thế nào
Tutitor là app gia sư miễn phí làm cho chính bước chuyển này. Học sinh, lịch tuần, điểm danh và hóa đơn là một hồ sơ chung. Bạn đánh dấu buổi là Đã học, Vắng có phép hoặc Vắng không phép trên lịch, hóa đơn tháng tự cộng: buổi đã học đủ giá, vắng không phép theo tỷ lệ phạt bạn đặt, vắng có phép không tính.
Mỗi hóa đơn có link riêng, file PDF, thông tin nhận tiền của bạn, và trạng thái Đã thanh toán, Chờ thanh toán hoặc Quá hạn. Hóa đơn xuất ra CSV, nên bạn không bao giờ bị khóa dữ liệu.
Xem bài Tutitor so với file Excel để có bảng đặt cạnh nhau.
Câu hỏi thường gặp
Chuyển sang app có mất dữ liệu cũ không?
Không. Giữ file Excel làm lưu trữ. Bắt đầu app từ kỳ hóa đơn tiếp theo để có mốc cắt rõ ràng.
Thiết lập mất bao lâu?
Với mười học sinh học hàng tuần, khoảng nửa giờ: thêm từng em với giá, rồi tạo lịch hàng tuần.
Sau này muốn rời app thì sao?
Tutitor xuất hóa đơn ra CSV, và mỗi hóa đơn tải được dưới dạng PDF hoặc PNG, nên bạn mang sổ sách đi được.
Một file Google Sheets mẫu chưa đủ sao?
Đủ khi bạn còn ít học sinh. Vấn đề bắt đầu khi điểm danh, hóa đơn và tiền thu nằm ở ba chỗ khác nhau và bạn phải khớp bằng tay.
Dùng thử Tutitor miễn phí
Học sinh, lịch dạy, điểm danh và hóa đơn trong một ứng dụng. Miễn phí cho mọi gia sư, không có gói trả phí.
Đăng ký là dùng ngay. Thiết lập trong vài phút.